Política de Privacidad

1. Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento

2. Alcance de esta política

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado a través de:

• nuestro sitio web institucional y sus subdominios;
• formularios de contacto, admisión, matrícula, becas, empleo, eventos y atención al usuario;
• portales académicos, plataformas virtuales, intranet, extranet o servicios digitales vinculados;
• canales de correo electrónico, mensajería, videoconferencia, call center y mesa de ayuda;
• cookies, registros técnicos y herramientas de analítica o seguridad habilitadas en el sitio.

3. Datos personales que podemos tratar

Dependiendo de la relación que usted mantenga con el Instituto y de los servicios utilizados, podremos tratar las siguientes categorías de datos:

Datos de categoría especial

Como regla general, no solicitamos ni tratamos datos sensibles a través del sitio web, salvo que ello sea estrictamente necesario y exista una base legal habilitante, por ejemplo, para accesibilidad, inclusión, bienestar estudiantil, salud ocupacional, seguros, becas o cumplimiento normativo. En tales casos aplicaremos medidas reforzadas de confidencialidad, minimización y seguridad.

4. Cómo obtenemos los datos

• directamente del titular mediante formularios, registros, solicitudes, llamadas o correos;
• del representante legal, cuando corresponda;
• de fuentes públicas o bases legítimamente accesibles, cuando la ley lo permita;
• de terceros con quienes existan convenios o relaciones contractuales válidas;
• automáticamente, por el uso del sitio web y sus tecnologías asociadas.

5. Finalidades y bases jurídicas del tratamiento

Cuando el tratamiento se base en consentimiento, este podrá ser revocado por el titular en cualquier momento, sin efectos retroactivos.

6. Datos de niñas, niños y adolescentes

El Instituto podrá tratar datos de niñas, niños y adolescentes cuando ello sea necesario para procesos de admisión, formación, bienestar, soporte académico, vinculación con representantes legales u otras finalidades legítimas vinculadas al servicio educativo, siempre respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.

Cuando la ley lo requiera, solicitaremos la autorización del representante legal. En los casos en que el titular pueda consentir o ejercer derechos directamente conforme a la normativa aplicable, el Instituto habilitará mecanismos adecuados para ello. Si usted actúa como representante legal, declara contar con facultades suficientes para proporcionar los datos.

7. Carácter obligatorio o facultativo de la entrega de datos

Algunos formularios y campos serán obligatorios porque resultan necesarios para identificar al titular, atender su requerimiento, ejecutar trámites de admisión o matrícula, emitir comprobantes, cumplir obligaciones legales o prestar correctamente los servicios solicitados.

La negativa a proporcionar datos indispensables puede impedir que procesemos una solicitud, formalicemos una relación académica, respondamos un requerimiento o habilitemos determinadas funcionalidades del sitio.

8. Destinatarios, encargados y terceros

Podremos compartir datos personales, bajo estricta necesidad y confidencialidad, con:

• proveedores tecnológicos, hosting, nube, correo, videoconferencia, LMS, CRM, ERP académico, soporte y ciberseguridad;
• pasarelas de pago, entidades financieras y proveedores de facturación o cobranza;
• asesores, auditores o proveedores que actúen por cuenta del Instituto;
• autoridades administrativas, judiciales o de control, cuando exista obligación legal;
• aliados académicos o institucionales, únicamente cuando sea necesario y exista fundamento legal o contractual.

Todo proveedor que trate datos por cuenta del Instituto deberá sujetarse a instrucciones documentadas, deberes de confidencialidad, medidas de seguridad adecuadas y restricciones de uso compatibles con esta política y la ley aplicable.

9. Transferencias o accesos internacionales

Cuando, por razones operativas o tecnológicas, los datos personales deban ser alojados, accedidos o tratados fuera del Ecuador, el Instituto adoptará las garantías jurídicas, contractuales, organizativas y técnicas necesarias para asegurar un nivel de protección adecuado o equivalente al exigido por la normativa aplicable.

Estas transferencias podrán ocurrir, por ejemplo, mediante servicios de nube, correo institucional, videoconferencia, analítica, formularios, mesa de ayuda, automatización de marketing o plataformas educativas provistas por terceros.

10. Plazos de conservación

Conservaremos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que motivó su recolección y, posteriormente, por los períodos exigidos por la normativa académica, tributaria, laboral, contable, administrativa, de archivo, prescripción de acciones o defensa jurídica.

11. Derechos del titular

Usted podrá ejercer, cuando procedan, los derechos de información, acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión del tratamiento y demás derechos reconocidos por la normativa aplicable.

También podrá:

• revocar el consentimiento cuando esa sea la base del tratamiento;
• solicitar revisión humana, explicación o impugnación, si existieran decisiones basadas exclusivamente en tratamiento automatizado;
• presentar consultas, reclamos o requerimientos ante el Instituto;
• acudir ante la autoridad competente cuando considere vulnerados sus derechos.

12. Cookies y tecnologías similares

El sitio puede utilizar cookies propias y de terceros para asegurar el funcionamiento técnico, recordar preferencias, analizar tráfico, reforzar la seguridad, personalizar contenidos y, cuando corresponda, medir campañas o comunicaciones.

Usted podrá gestionar sus preferencias mediante el banner o centro de preferencias de cookies, así como desde la configuración de su navegador.

Debe completarse y mantenerse actualizado el inventario real de cookies, su finalidad, proveedor, vigencia y base de legitimación.

13. Seguridad de la información

El Instituto aplica medidas técnicas, organizativas, físicas, contractuales y administrativas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos personales contra pérdida, destrucción, alteración, acceso no autorizado, divulgación indebida, uso ilícito o cualquier otra vulneración.

• controles de acceso y gestión de privilegios;
• cifrado y protección de comunicaciones cuando corresponda;
• registro y monitoreo de eventos;
• copias de seguridad y continuidad operativa;
• gestión de incidentes, proveedores y confidencialidad;
• evaluación periódica de riesgos, amenazas y vulnerabilidades.

14. Incidentes de seguridad

Si se produjera un incidente de seguridad que comprometa datos personales y genere riesgo para los derechos y libertades de los titulares, el Instituto actuará conforme a su procedimiento interno de respuesta a incidentes y realizará las notificaciones que legalmente correspondan a las autoridades y a los titulares afectados.

15. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

El Instituto no adoptará decisiones que produzcan efectos jurídicos o impacten significativamente al titular basadas únicamente en tratamiento automatizado, salvo que ello esté autorizado por la ley, sea necesario para la relación aplicable o se cuente con una base legítima suficiente y las salvaguardas correspondientes. De existir estos procesos, se informará de manera expresa al titular.

16. Enlaces a sitios de terceros

Nuestro sitio puede contener enlaces a páginas, plataformas o servicios de terceros. El Instituto no controla ni asume responsabilidad por sus prácticas de privacidad, contenidos o condiciones. Recomendamos revisar las políticas de cada sitio externo antes de entregar información personal.

17. Actualizaciones de esta política

El Instituto podrá modificar esta política para reflejar cambios normativos, tecnológicos, operativos o de sus servicios. La versión vigente estará disponible en este sitio web con su fecha de última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales y legalmente corresponda, se informarán por medios razonables y apropiados.